社内備品・PCの受け渡しを、サポートデスクの営業時間から切り離す
貸出PCも、周辺機器も、社員が都合のよい時間に受け取れます。誰がいつ受け取ったかはクラウドに残るため、管理責任も曖昧になりません。
情シス部門で起きていること
入社・異動・故障交換が重なると、受け渡しそのものが専任業務になっていきます。
サポートデスクが受け渡しで埋まる
PCの用意ができても、社員が取りに来られる時間とデスクの営業時間が合わない。結果として何度も往復が発生し、両者の時間が削られます。
誰がいつ受け取ったかが残らない
手渡しは記録が台帳頼みになり、記入漏れが起きます。資産管理の棚卸しで所在が追えない端末が出てきます。
受け渡しのたびに鍵や番号を配る
その都度パスワードや暗証番号を発行すると、共有・使い回し・失効漏れが起きます。退職時の失効も手作業になります。
社員証のICカードを、そのまま鍵にする
受け渡しのたびに新しい認証情報を配る必要がありません。社員はすでに持っているカードをかざすだけです。カードの登録・失効は Outlook 等の社内ディレクトリサービスと連携でき、入社・異動・退職の流れにそのまま乗せられます。
メインの認証はQRコードですが、エンタープライズでは社員証での解錠を選べます
既存の社員証をそのまま使う
Mifare / Felica から選択できます。新しいカードを配り直す必要はありません。
社内ディレクトリと連携
Outlook 等の社内ディレクトリサービスと連携し、入社・異動・退職に合わせてアクセス権を管理できます。
QRコードとの併用
来訪者や協力会社にはQRコードを都度発行し、社員はICカード、という使い分けができます。
ワークフローから直接発行
APIで、社内の申請ワークフローが承認された時点で解錠権限を発行できます。担当者の手作業を挟みません。
対応している社内ディレクトリサービスと連携方式の詳細は、お問い合わせください。ご要望に応じて対応範囲を広げています。
エントランスからロッカーまで、一つの鍵で
KEYVOXのスマートロックとロッカーは同一インターフェースです。オフィスの入退室とロッカーの解錠を同じQRコード・同じICカードで運用できるため、「オフィスには入れたのにロッカーが開かない」という現場の事故が起きません。実装も一度で済みます。
- 入退室とロッカーでアクセス権の管理画面が分かれない
- 自社アプリに組み込む場合も、APIは一つ
- 利用者に専用アプリをもう一つ入れてもらう必要がない
運用の流れ
- 1
申請・承認
社員が社内ワークフローでPCや備品を申請し、承認されます。
- 2
格納・権限付与
担当者が用意した端末をロッカーに格納します。承認済みの社員に解錠権限が付きます。
- 3
受け取り
社員は都合のよい時間に、社員証またはQRコードで解錠して受け取ります。
- 4
記録
誰がいつどのボックスを開けたかがクラウドに記録されます。返却も同じ流れです。
ノートPCが入るサイズから設計する
13〜16インチのノートPC、周辺機器、書類ではそれぞれ必要な庫内が違います。KEYVOXは既製品の型番から選ぶのではなく、収納するものの寸法から割り付けを設計します。サイズを変えること自体に追加料金はかかりません。
今までサポートデスクの営業時間に合わせて伺う必要があったのが、時間に関わらず何時でも受け取れるようになったため、社員には非常に好評です。
成長著しいIT企業A社では、毎月多数の社員が入社します。既存社員のPC交換需要も含めると、サポートデスクでの受け渡し業務は煩雑を極めていました。KEYVOXスマートロッカーの導入後、社員はワークフローを申請し、用意ができると解錠用のQRコードを受け取ってロッカーへ向かうだけになりました。
Case Studies
